Cách giảm dung lượng file dữ liệu Outlook (.PST và .OST)

Sau một thời gian dài sử dụng, hộp thư trong Outlook của bạn sẽ "đầy lên" một cách đáng kể. Do đó mỗi khi bạn mở Outlook, quá trình mở sẽ diễn ra rất chậm, hay gặp nhiều lỗi, thậm chí là Outlook còn bị treo.

Có cách nào để giảm dung lượng các file dữ liệu trong Outlook? Mời các bạn cùng tham khảo bài viết dưới đây của Quản trị mạng.

1. Quản lý hộp thư của bạn

Mailbox Cleanup là một trong những công cụ hữu ích được sử dụng để xem dung lượng hộp thư và các thư mục cá nhân của bạn trên Outlook.

Ngoài ra bạn có thể lưu trữ các thư cũ vào Outlook Data File (.pst) để làm trống thư mục Deleted Items.

1. Click vào thẻ File.

2. Click chọn Cleanup Tools.

3. Click chọn Mailbox Cleanup.

4. Thực hiện theo các bước dưới đây:

- Để xem tổng dung lượng hộp thư và bất kỳ một thư mục nào đó, bạn click chọn View Mailbox Size.

- Để tìm các thư cũ, bạn chọn Find items older than n days, nhập một số bất kỳ trong khoảng từ 1 đến 999, sau đó click chọn Find.

- Để tìm các thư có dung lượng lớn, bạn chọn Find items larger than n kilobytes, nhập một số bất kỳ trong khoảng từ 1 đến 9999, sau đó click chọn Find.

- Để xóa các thư cũ trong hộp thư của bạn để lưu trữ vào Outlook Data File (.pst), click chọn AutoArchive.

Outlook Data Files (.pst) được lưu trong thư mục Documents\Outlook Files trên máy tính của bạn. Nếu sử dụng Windows XP, file .pst được lưu trong thư mục My Documents\Outlook Files.

- Để xem dung lượng của thư mục Deleted Items, bạn click chọn View Deleted Items Size.

- Để "làm trống" thư mục Deleted Items, bạn click chọn Empty.

- Để xem dung lượng thư mục Conflicts, click chọn View Conflicts Size.

- Để xóa các nội dung trong thư mục Conflicts, click chọn Delete.

2. Giảm dung lượng Outlook Data File (.pst)

Nếu bạn xóa các mục trong Outlook Data File (.pst), các file sẽ tự động được nén trên nền background khi Outlook đang chạy nhưng bạn không sử dụng máy tính.

Ngoài ra bạn có thể nén các mục này bằng tay. Quá trình nén Outlook Data File (.pst) sẽ mất khoảng vài phút.

1. Xóa bất kỳ mục nào mà bạn không muốn lưu trữ.

2. Mở Folder List view.

Ở góc dưới cùng Navigation Pane bạn click chọn biểu tượng Folder List hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + 6.

3. Trên giao diện Navigation Pane, bạn kích chuột phải vào thư mụcDeleted Items, rồi click chọn Empty Folder.

4. Click chọn thẻ File.

5. Click chọn Account Settings, sau đó click chọn Account Settings.

6. Trên thẻ Data Files, click chọn file dữ liệu mà bạn muốn nên, sau đó click chọn Settings.

7. Click chọn Compact Now.

Lưu ý:

Bạn không cần thoát Outlook sau khi nén file Outlook Data File (.pst).

3. Giảm dung lượng Outlook Data File Offline (.ost)

Giảm dung lượng một file .OST giúp cải thiện hiệu suất Outlook đáng kể. Quá trình này không xóa bất kỳ một thư, mục nào được lưu đang chạy Microsoft Exchange Server trên máy tính của bạn.

1. Xóa bất kỳ một thư, mục nào mà bạn không muốn lưu trữ.

2. Mở Folder List view.

Ở góc dưới cùng Navigation Pane bạn click chọn biểu tượng Folder List hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + 6.

3. Trên giao diện Navigation Pane, bạn kích chuột phải vào thư mụcDeleted Items, rồi click chọn Empty Folder.

4. Click chọn thẻ File.

5. Click chọn Account Settings, sau đó click chọn Account Settings.

6. Trên thẻ Data Files, click chọn file dữ liệu mà bạn muốn nén, sau đó click chọn Settings.

7. Click chọn Compact Now.

Lưu ý:

- Để xóa các mục từ thư mục online và offline, bạn chọn các mục sau đó chọn Delete.

- Nếu đang sử dụng tài khoản Exchange ở chế độ Cached Exchange Mode, bạn chỉ lựa chọn xóa các mục trong thư mục offline Outlook Data File (.ost).

- Theo mặc định, khi bạn sử dụng chế độ Cached Exchange Mode, các thư mục public mà bạn yêu thích sẽ không được đồng bộ.

Nếu bạn chọn đồng bộ các thư mục public, dung lượng .OST sẽ tăng lên đáng kể.

Lỗi "Mật khẩu sai"

Lỗi "Mật khẩu sai"

Có nhiều lý do để bạn có thể thấy lỗi “Mật khẩu sai” khi đăng nhập vào Google bằng các ứng dụng của bên thứ ba như ứng dụng Thư của iPhone. Ngay cả trong một số trường hợp khi bạn nhập đúng mật khẩu của mình.

Dưới đây là những lý do phổ biến nhất mà bạn có thể nhìn thấy lỗi này và các bước cần thực hiện để truy cập vào tài khoản của bạn:

Bạn đang đăng nhập từ một vị trí hoặc thiết bị mới

Thiết bị hoặc ứng dụng của bạn có thể không hỗ trợ các chuẩn bảo mật của Google

Một số ví dụ về các ứng dụng không hỗ trợ các chuẩn bảo mật mới nhất bao gồm:

Ứng dụng Thư trên iPhone hoặc iPad chạy iOS 6 trở xuốngỨng dụng Thư trên điện thoại Windows 8.1 trước bản phát hành 8.1Một số ứng dụng Thư (không phải do Google tạo) dùng với Điện thoại Android của bạnMột số ứng dụng thư khách dành cho máy tính để bàn như Microsoft Outlook và Mozilla Thunderbird

Để giúp bảo mật tài khoản của bạn, chúng tôi có thể chặn những ứng dụng có bảo mật thấp hơn này truy cập vào tài khoản của bạn. Trong trường hợp này, bạn có hai lựa chọn:

Nâng cấp lên ứng dụng có bảo mật cao hơn sử dụng các biện pháp bảo mật cập nhật nhất. Tất cả các sản phẩm của Google, như Gmail, đều sử dụng các biện pháp bảo mật mới nhất.Truy cập Cho phép các ứng dụng kém an toàn hơn và chọn "Cho phép" để cho phép ứng dụng kém an toàn hơn truy cập tài khoản Google của bạn. Bạn không nên sử dụng tùy chọn này vì việc này có thể giúp người nào đó dễ dàng truy cập vào tài khoản của bạn. Tuy nhiên, một số trường hợp bạn vẫn có thể muốn cho phép truy cập các ứng dụng bao gồm:Nếu bạn muốn tiếp tục sử dụng ứng dụng bạn đã quen thuộc với. Ví dụ: nếu bạn có một chiếc điện thoại Samsung và kiểm tra thư email bằng ứng dụng đi kèm trên điện thoại, bạn có thể chọn "Cho phép" để tiếp tục sử dụng ứng dụng đó.

Xác minh 2 bước không được ứng dụng hỗ trợ

Bạn vẫn gặp sự cố khi đăng nhập?

Nếu bạn đã thử tất cả các tùy chọn trên nhưng vẫn không thể đăng nhập vào tài khoản của mình trên ứng dụng, hãy thử làm như sau:

Truy cậphttps://accounts.google.com/DisplayUnlockCaptcha trên trình duyệt của thiết bị của bạn.Nhập tên người dùng và mật khẩu của bạn, sau đó nhập các chữ cái trên màn hình.Quay lại ứng dụng và thử đăng nhập lại.

Print a page or part of an e-mail message

The ability to print sections or pages of e-mail messages depends on the version of Microsoft Outlook you are using. In any version, you can print sections or pages by opening the message in a browser window, such as Internet Explorer. You can open the browser from within the open message.

If you are using 2007 Microsoft Office Suite Service Pack 2 (SP2), you can print individual pages from messages. Earlier versions of Outlook do not have this capability and you must open the message in a browser in order to print individual pages or sections.

How do I know what version of Office I'm using?

In the Help menu, click About Microsoft Office Outlook. The version you are using is shown at the top of the About Microsoft Office Outlook box.

NOTES   

When printing from the browser window, the hard copies won't include title and the header fields such as the From, Sent, and Subject fields.

If a message is in plain text format, you cannot print using these procedures.

More about message formats

Microsoft Office Outlook 2007 supports three message formats:

HTML     This is the default message format in Outlook. It is also the best format to use when you want to create messages that are similar to traditional documents, with various fonts, colors, and bullet lists. By default, when you select either of the options that allow formatting (HTML or Rich Text), the message is sent in HTML format. So when you use HTML, you know that what you send is what the recipient will see.

Plain text     This is a format that all e-mail applications support. You can set Outlook to open messages that you receive in plain text format only. Plain text doesn't support bold, italic, colored fonts, or other text formatting. It also doesn't support pictures that are displayed directly in the message body, although you can include the pictures as attachments.

Outlook Rich Text format (RTF)     This is a Microsoft format that only the following e-mail applications support:

Microsoft Exchange Client versions 4.0 and 5.0

Microsoft Office Outlook 2007

Microsoft Office Outlook 2003

Microsoft Outlook 97, 98, 2000, and 2002

You can use RTF when sending messages within an organization that uses Microsoft Exchange; however, we recommend that you use the HTML format. RTF supports text formatting, including bullets, alignment, and linked objects. Outlook automatically converts RTF formatted messages to HTML by default when you send them to an Internet recipient, so that the message formatting is maintained and attachments are received. Outlook also automatically formats meeting and task requests and messages with voting buttons so that these items can be sent intact across the Internet to other Outlook users, regardless of the default format of the message. If the Internet-bound message is a task or meeting request, Outlook automatically converts it to Internet Calendar format, a common format for Internet calendar items, so that other e-mail applications can support it.

NOTE   When you reply to a message, Outlook preserves the format of the original message. However, if you select the Read all standard mail in plain textoption, Outlook formats your reply in plain text. Or you can click the InfoBar, change the format of the message to HTML orRich Text, and then reply. If you change the format of the message, the reply is formatted with the new display format.

The following steps are written for Windows Internet Explorer 7.0 and 6.0, however they should work with the printing feature in most common browsers.

IMPORTANT   Because of the numerous printers available to consumers, we cannot help you troubleshoot any issues with your printer.  For troubleshooting information, see the manufacturer's manual or Web site.  You can also ask questions inMicrosoft Office Communities.

What do you want to do?

Print a specific page of a message

Print a section of a message

Print a specific page of a message

In any version of Outlook, you can print all the odd-numbered pages or even-numbered pages from theNumber of pages option. You can print any pages you choose by switching to a browser view of the message.

If you are using Office 2007 SP2, you can specify individual pages to print without using the browser view.

To print selected pages using Office 2007 SP2

Do one of the following:

In an open message, click the Microsoft Office Button 
, point to Print, then click Print in the Preview and Print list.

In the message list, click the message you want to print, and then on the Filemenu, click Print.

Choose printing options. For an in-depth description of these options, see Printing in Outlook.

Under Print, click or enter the specific page or pages that you want to print.

TIP   To confirm how your message will look printed out, click Print Preview first. If you do not want to print the entire message or list, this will help you determine which individual pages to print.

Click OK to print.

To print selected pages using browser view

In the open message, on the Message tab, in the Actions group, click Other Actions, and then click View in Browser.

If you see a security message, click OK if you choose to continue.

On the browser toolbar, click the arrow next to the Print button, and then click Print Preview.

Determine the page or pages that you want to print.

On the toolbar, click Print.

Under Page Range, click Pages, and then type the page numbers of the pages you want to print.

Choose any other printing options.

Click Print.

Top of Page

Print a section of a message

NOTE   Office 2007 SP2 does not include the option of printing selected sections from messages. This must be done through the browser view.

In the open message, on the Message tab, in the Actions group, click Other Actions, and then click View in Browser.

If you see a security message, click OK to continue.

In the message, select the section that you want to print. Select the text or other part of the message directly in the browser window, not in the Print Preview window.

On the browser toolbar, click the arrow next to the Print button, and then click Print.

Under Page Range, click Selection, and then click Print.

Top of Page